Langt de fleste ting du skal vide for at varetage din rolle som Holdkaptajnen. Koordinator eller Administrator findes i denne manual.

Manualen findes i tre udgaver, en for hver af de tre ovennævnte roller.

Har du spørgsmål til det administrative system, som du ikke har kunnet finde svar på i manualen, er du altid velkommen til at kontakte din lokale webmaster.

Når du er oprettet med en profil, kan du logge ind i administrationsområdet via menupunktet LOGIN eller direkte på dette link.

Angiv e-mail og adgangskode.

 

Glemt adgangskode

Har du glemt din adgangskode kan du benytte funktionen Glemt adgangskode til at få tilsendt en mail, hvor du kan nulstille din adgangskode.

Dashboard (forsiden – klik på logoet med golfbolden og Regionsgolf Danmark)

Her finder du de hurtige adgange (Quicklinks) til de områder der oftest bruges.

• Oprette brugere og give dem roller. – Bruges typisk af Koordinator til at oprette Holdkaptajner.
• Indtaste kampresultater. – Bruges typisk af holdkaptajnen når spillere skal på holdkortet og resultatet skal ind.
• Rette dine brugeroplysninger. – Rette data for sin egen profil.
• Bruttotrup. – Bruges typisk af Holdkaptajn for vedligehold af holdets spillere
• Afviste/Godkend kampe. – Kun for Admin. Liste over de kampe som er afvist af udeholdet.
• Kampe med ulovlige spiller(e) – Kun for Admin. Liste der viser mulige ulovlige spillere, der bør tjekkes.

Under HJEM (Ikonet med Huset) finder du de grundlæggende opsætninger for afdelingen og sæsoner.

Regioner

Klik på ikonet med blyanten for at ændre i opsætningen.

Adresse URL
Bruges når administrationssiderne skal vises på rgd.dk.
De hedder hhv. oest og vest.  MÅ IKKE ÆNDRES.

Navn
Navnet på afdelingen. Står også som navnet på afsenderen i de mails systemet udsender.

Send mail afsender
Den e-mailadresse der står i de mails systemet udsender. Må IKKE ændres før det er aftalt med den person der administrerer e-mailadresserne på regionsgolf-danmark.dk, da mailadressen SKAL være oprettet i systemet for at kunne sende mail. Følgende tre er oprettet:
– east@regionsgolf-danmark.dk
– west@regionsgolf-danmark.dk

Kasserer e-mail
System e-mail på kassereren. Skal enten være
kasoest@rgd.dk,
kasvest@rgd.dk eller
På disse tre e-mailadresser er der sat SEND VIDERE til den respektive kasserers korrekte e-mailadresse.
Bruges til at kasserne får tilsendt en kopi af hver faktura, når holdtilmeldingen afsluttes og faktura sendes til klubberne.

Adresse
Afdelings officielles adresse jf. CVR. Fx. Søndermarkvej 60, 4200 Slagelse.

CVR
Afdelings CVR-nummer.

Bank
Navnet på afdelings bankforbindelse.

Konto
Afdelings registrerings- og kontonummer.
Adresse, CVR, Bank og Konto benyttes til den faktura systemet sender ud.

Antal timer før kampens starttidspunkt et kampkort kan udfyldes
Hvornår må en Holdkaptajn starte med at udfylde kampkortet. Typisk 72 timer før kampen.

Antal timer før kampens starttidspunkt en kaptajn kan se modstanderne
Hvornår vises kampkortet offentligt for alle. Typisk 24 timer før kampen.

Vis kamp info ved manglende bane
Hvis en slutspilskamp ikke påsat en bane, skal øvrig data vises eller skjules.

Byg kampprogram metode
Senior/Veteran Vest og Øst – Bedst hvis der er valgt ugenummer i puljeplanlægning.
ABCD Vest – Bedst hvis der er valgt fast ugedag og tidspunkt i puljeplanlægning.

 

Sæsoner

Her oprettes og aktiveres en ny sæson. Kun én sæson ad gangen kan være aktiv.
Typisk vil man oprette og aktivere den nye sæson i november, når der indbydes til at tilmelde hold for den kommende sæson.
Den forgangne sæson arkiveres. Spillere og Holdkaptajner slettes. Koordinator skjules. Kun en Admin kan logge ind indtil de nye koordinatorer aktiveres i februar.

 

Rækker

De rækker der udbydes på landsplan. Denne oversigt over rækkes bruges af alle tre afdelinger.
Som udgangspunkt skal der ikke ændres noget i denne oversigt af rækker med mindre at Øst og Vest er enige om dette.

Listen viser alle de brugere der er oprettet i afdelingen. Hvem de er, hvor de kommer fra og deres rolle (Administrator, Koordinator eller Holdkaptajn).
Lisen kan sorteres i den orden man måtte ønske ved at klikke på pilene til højre for overskriften i hver kolonne. Sorteringen kan være stigende eller faldende orden.
Der kan søges efter en bestem bruger ved at taste ind i søgefelter i øverste højre hjørne.
Listen kan eksporteres til Excel ved at klikke på den blå knap EXPORT.

Impersonate en bruger
Du kan logge på som anden Koordinator eller Holdkaptajn ved at klikke på ikonet med de to personer.
Dog kan du ikke impersonate en Administrator.
Bruges typisk hvis du skal hjælpe en Koordinator eller Holdkaptajn. Så kan du se de samme rettigheder som denne person kan.

Opret en ny eller ret en eksisterende bruger
For at oprette en ny bruger klik på den grønne knap OPRET.
For at redigere en bruger klik på blyanten ud for brugeren.

De første seks felter giver sig selv. Retter du en bruger skal felterne for adgangskoder skal efterlades blanke. Ellers overskriver du brugerens password.
Opretter du en ny bruger skal du angiver et password. Password SKAL består af både store og små bogstaver. Mindst et tal og mindst et tegn der ikke er et bogstav eller tal. Fx. Poli10et%

Klub og/eller Hold
Her kan du vælge den Klub en koordinator tilhører. En koordinator kan også være holdkaptajn for et eller flere hold. En holdkaptajn kan sættes på et eller flere hold.

Rolle
Angiv brugeren rolle. Som administrator kan du oprette andre administratorer (med de samme rettigheder som dig). Det bør kun være medlemmer af bestyrelsen som er administrator.
Du kan hjælpe en koordinator ved at oprette koordinatorkollega eller holdkaptajner.
Koordinator kan også oprette brugere. Dog kun med rolle som koordinator eller holdkaptajn. Holdkaptajn kan ikke oprette brugere. En holdkaptajn kan oprette en bruttotrup af spillere under indberet scorekort.

Den grønne knap GEM, gemmer de ændringer du har lavet.
Den lyseblå knap LUK, hopper tilbage til listen UDEN at gemme ændringer.
Den røde knap SLET, sletter brugere fra databasen.

Listen over klubber for afdelingen kan sorters efter overskrifterne i kolonnerne eller man kan bruge søgefeltet til at finde en bestemt klub.

Listen kan eksporteres til Excel

Du kan oprette en ny klub eller redigere en eksisterende klub.

En klub kan ikke slettes men den kan gøres inaktiv.
Dette for at holde de historiske data intakte.

Klub Nr.
Klubben officielle unionsnummer hos Dansk Golf Union.

Klubnavn
Klubbens officielle navn hos Dansk Golf Union.

Klubnavn Alias
Klubbens navn i forkortet udgave.
Det navn der benyttes på siderne for Puljer og Slutspil.

Adresse, Postnr og By
Klubben officielle postadresse.

Tlf.
Klubbens telefonnummer.

E-mail
Klubbens officielle kontakt mail.
Undlad at bruge personlige e-mailadresser, da disse ændres når en ansat ikke længere er i klubben.

Aktiv
Skal være hakket af så længe klubben er aktiv under Dansk Golf Union. Også selvom klubben ikke. har hold med i Regionsgolfens turnering.
Hakken fjernes hvis klubben er ophørt. Som fx. Toftlund eller Skjoldenæsholm.

Klik på GEM for at gemme dine ændringer.

Klik på LUK for at hoppe tilbage til listen UDEN at gemme ændringer.

 

Hold

Listen over hold bliver først aktiv når kampprogrammet er dannet og der åbnes op for at koordinator kan programsætte hjemmekampe og oprette holdkaptajner.

Her kan du rette et eksisterende hold. Du kan ændre navnet på holdet, flytte holdet til en anden klub og flytte holdet til en anden række eller pulje.

 

Opret nyt hold
Angiv navnet på holdet. Bør være det samme som under Klub. Vælge den klub holdet tilhører. Indsætte holdet i den korrekte række og pulje.

Under TILMELDINGER skal du oprette en ny, når du har oprettet en ny sæson. Der kan kun være én tilmelding pr. sæson.

Under REDIGER opsætter du betingelserne for tilmelding af Hold for den kommende sæson.

Fanen Information

Angiv om der spilles med op og nedrykning i afdelingen.
For tiden er det kun Vest Senior/Veteran der gør dette.

Angiv prisen pr. hold i hele kroner.

Angiv den/de e-mailadresser der skal have tilsendt en kopi af hver ny tilmelding der bliver indsendt af klubberne.

Angiv den dato der skal stå på fakturaen der sendes til klubberne når tilmeldingen lukkes ned og afsluttes. Forfaldsdato er ALTID sat til 31. januar.

 

Fanen Puljer per. række

Her angiver du hvor mange hold en kub kan tilmelde i en given række. Typisk 1-3 hold pr. række.
Hvis man ikke udbyder rækken angives 0 (nul).

 

 

Fanen Op/Nedrykning

I denne matrix angiver du i hvilke rækker den givende klub kan deltage og ikke deltage i.

Hvis et hold kan deltage i rækken, skal der være sat et hak.

I nedenstående eksempel kan Barløseborg tilmelder hold i fire rækker – SB, SV, VD og SVC.
Hvorimod Birkmose kan tilmelde hold i alle rækker bortset fra SB, VA og SVA.

 

Tilmeldingerne – Ret og Slet

Klik på ikonet med BOGEN

Her kan du se listen over de tilmeldinger klubberne sender ind. Brug evt. søgeboksen for at finde den ønskede tilmelding. Listen kan også eksporteres til Excel.

Den enkelte tilmelding kan redigeres eller slettes ved at klikke på ikonet med blyanten til højre i listen.

Klik på den røde knap SLET for at slette tilmeldingen.

Du kan rette data på den person der har oprettet sig som koordinator og de antal hold i hver række personen har tilmeldt.

Klik på den grønne knap GEM for at gemme de ændringer du har lavet.

Den blå knap LUK lukker billedet UDEN at gemme ændringer.

Systemet opretter automatisk de nødvendige antal puljer i rækken, i forhold til hvor mange hold der er tilmeldte i hver række. Der vil være en angivelse af om der er hold der mangler at blive indplaceret i en pulje.

Klik på rækkenavnet for at placere holdne i puljerne.

Du sletter en pulje ved at klikke på det blå minusikon til venstre for puljenavnet.
Du tilføjer en ny pulje ved at klikke på det blå plusikon til højre for rækkenavnet.

Du kan nu flytte holdene ind i puljerne ved at “drag & drop” hold ind i puljen (baggrunden bliver grøn)
Nå baggrunden bliver grøn kan du “slippe” holdet med musen.

Har en klub to eller flere hold med i rækken vil det først forsvinde fra listen over tilgængelige hold, når det sidste hold er placeret i en pulje.
Det er ikke muligt at placere to hold fra samme klub i samme pulje.
Listen over tilgængelige hold er som udgangspunkt sorteret i postnummerorden, så du nemt kan se hvilke klubber der placeret tæt på hinanden.

Du kan fjerne et hold fra puljen igen ved enten at klikke på minusikonet til venstre for holdnavnet eller trække et andet hold ind på den plads det hold du vil fjerne.

Du bør ikke bygge kampprogrammet før alle hold er placeret i en pulje.

Vælg enten et UGENUMMER eller en FAST DATO for hver af de seks spillerunder i puljespillet. Samt det tidspunkt kampen skal spilles på.

.               

Kampprogrammet kan bygges på tre forskellige måder.

1. For én pulje ad gangen ved at klikke på puljenavnet – og klik på Opret kampe for puljen
2. For én række ad gangen ved at klikke på rækkenavnet – og klik på Opret kampe for rækken
3. For alle rækker og puljer op én gang – ved at klikke på Opret kampe for alle rækker og puljer.

Hvis du ændrer i puljerne efter kampprogrammet er lavet, bliver de berørte kampe slettet og skal evt. oprettes igen.
Det kunne fx. være hvis et eller flere hold trækker sig og du er nødt til at slå puljer sammen.

Hop tilbage til Byg Kampprogram og ind under puljen og opret kampene. De eksisterende kampe bliver ikke berøt af dette. kun nye kampe bliver oprettet.

Her kan du se det samlet kampprogram.

Brug søgeboksen til at se udvalgte kampe eller eksporter listen til Excel.

Du kan ikke her redigere de enkelte kampe. Det sker via et andet menupunkt.

For at kopiere data fra Tilmeldingerne ind på Brugere skal du Aktivere brugere (koordinatorer)

Efter dette er udført kan du sende en mail til alle koordinatorer, at nu kan de logge ind og oprette holdkaptajner og sætte dato og tid på deres holds hjemmekampe.

Før du åbner op for at koordinator kan logge ind, bør du ajourføre disse to opsætninger

1 – Modtage mail om overskridelse af uge

Klik in under brugere og udsøge den eller de brugere som skal modtage mail og godkende/afvise hvis en koordinator vælger en spilledato som er uden for den uge de har fået tildelt i kampprogrammet. Sæt hak i feltet og gem.

 

2 – Perioden koordinater kan rette spilledato og -tidspunkt

Under ikonet med HUSET skal du klikke på Sæsoner og redigere den aktuelle sæson.

Her vælger du den dato hvorfra koordinator kan begynde at redigere dato og tid for hjemmekampene og hvor der lukkes så de ikke længere kan redigere dette.

Start er fra og med. Slut er den dato hvorfra der er lukket. I nedenstående eksempel kan koordinator begynde at rette natten mellem den 24. og 25. januar 2021 og der bliver lukke igen natten til den 2. april 2021.

Som administrator vil du kunne rette dato og tid for alle kampene i programmet uden periodebegrænsning.

Klik på ikonet med pokalen.

Vælg et hold fra den pulje du vil rette i.

Klik på ikonet med blyanten for at rette dato og tid.

 

Den uge der er fremhævet, der den tildelte uge.

Når du klikker under på SEND MAIL har du en oversigt og tidligere udsendte mails og kladder der endnu ikke er sendt ud. Under STATUS kan du om den er sendt eller er kladde.

Er den sendt kan du klikke på bog-ikonet og se indholdet for mailen og hvem der var modtagere.

Er den en kladde kan du arbejde videre med mailen og sende den til modtagerne.

Som i alle andre lister kan du eksportere den til Excel eller søge efter en bestemt udsendelse/kladde.

Klik på den grønne knap OPRET for at starte en ny mail.

Under SVAR TIL kan du angive hvem der skal modtage svaret, når modtageren besvarer e-mailen. Systemet vil vælge den bruger der er logget ind som standard, men du kan vælge mellem alle de administratorer der er oprettet under BRUGERE.

EMNE er den tekst der kommet til at stå i mailens emnelinje og den tekst der vises i oversigten over udsendte mails og kladder.

TEKST er her du skiver indholdet i mailen. Værktøjslinjen ligner meget den du kender fra WordPress – Det er samme værktøj WordPress bruger, blot stylet lidt anderledes. Her er link til en ældre version af editoren på dansk. Her er link til nuværende version på engelsk.

Hold musen hen over ikonerne for at se hvilken funktion ikonet har.

Du kan enten klikke på ikonet med øjet eller sende en test mail til dig selv for at se hvordan det du har lavet indtil, videre vil se ud for modtagerne.

Klik på LUK for at fortryde oprettelse/ændring og hop tilbage til oversigten.

Klik på VIDERE for at få muligheden for at gemme som en kladde eller vælge de modtager der have mailen tilsendt.

Næste step er således ud:

Her vælger du hver modtagerne er. I toppen kan du vælge grupper at modtagere. Alle kan vælges.

Efterfølgende kan du fjerne hakket ud for de få der IKKE skal sende til. I ovenstående vil Søren og Michael Veile ikke modtage mailen. Det vil Niels, Carsten og Michael til gengæld.

Der er også mulighed for at tilføje e-mail på personer der ikke er oprettet som brugere.

• SEND MAIL – Gemmer og sender mail til modtagerne. Du skal dog lige bekræfte at du gerne vil sende mails nu.
• GEM – Gemmer til kladde UDEN at sende.
• LUK – Afbryder UDEN at gemme og hopper tilbage til oversigten over udsendte mails/ kladder.
• TILBAGE – Hopper tilbage til editoren UDEN at gemme de mailadresser du evt. har tilføjet.